ขั้นที่ 1 เตรียมลายเซ็นต์ผู้บริหารเป็นไฟล์รูปภาพ เช่น .jpg หรือ .gif ดังตัวอย่าง

ภาพตัวอย่างลายเซ็นต์ผู้บริหารที่ทำการสแกนเป็นไฟล์รูปภาพเรียบร้อยแล้ว

ขั้นที่ 2 เปิดไฟล์เอกสาร MS Word ที่พิมพ์เป็นหนังสือราชการขึ้นมา

           สิ่งที่จะลืมไม่ได้คือ หมายเลข 1 เลขที่หนังสือส่ง ท่านจะต้องได้เลขที่หนังสือส่งจากงานสารบรรณเรียบร้อยแล้ว จึงจะสามารถนำมาลงในหนังสือฉบับเตรียมส่งได้ และหมายเลข 2 คือ วัน เดือน ปี ของหนังสือราชการ

ขั้นที่ 3 แทรกรูปภาพลายเซ็นต์ผู้บริหารลงในเอกสารโดยคลิกเมนู "แทรก/รูปภาพ/จากแฟ้ม"

         ทำการเลือกรูปภาพที่บันทึกไว้ ดังรูป

           จัดตำแหน่งให้เหมาะสม

ขั้นที่ 4 สั่งพิมพ์โดยให้เลือกเครื่องพิมพ์ชื่อ 5D PDF Creater แล้วสั่งพิมพ์

ให้ตั้งชื่อไฟล์ตามเลขที่หนังสือส่ง (เป็นตัวเลขเท่านั้น) จากนั้นคลิกปุ่ม Save

        เสร็จสิ้นขั้นตอนการสร้างไฟล์ PDF จากการแปลงไฟล์ของ MS Word